Thủ tục và hồ sơ cần thiết khi chuyển việc tại Nhật

Để quá trình chuyển việc của bạn diễn ra suôn sẻ, trong bài viết này, KVJ sẽ giới thiệu về quy trình và những thủ tục cần thiết trước và sau khi chuyển việc dành cho đối tượng là người nước ngoài kí hợp đồng lao động chính thức ở Nhật.

Đừng bỏ qua bài viết này nếu bạn đang có suy nghĩ muốn chuyển việc ở Nhật nhé!

1. THỜI ĐIỂM THÍCH HỢP ĐỂ NGHỈ VIỆC Ở NHẬT LÀ KHI NÀO?

– Căn cứ theo hợp đồng lao động: trước 1-2 tháng

Để đảm bảo không vi phạm hợp đồng, khi có ý định nghỉ việc bạn nên kiểm tra lại hợp đồng lao động và thông báo cho công ty theo đúng thời gian quy định.

– Căn cứ theo thời hạn của tư cách lưu trú: nên nghỉ việc khi tư cách lưu trú còn thời hạn trên 6 tháng

Tốt nhất là bạn nên chú ý đến thời hạn tư cách lưu trú của mình để lựa chọn thời điểm nghỉ việc thích hợp, tránh gia hạn tư cách lưu trú và nghỉ việc vào cùng một thời điểm, và tránh nghỉ việc khi tư cách lưu trú còn hạn dưới 3 tháng.

– Nên nghỉ việc vào ngày cuối cùng của tháng

Thông thường, tiền bảo hiểm được tính theo từng tháng và sẽ được trừ vào tiền lương hàng tháng, nên nếu bạn nghỉ vào ngày cuối cùng trong tháng sẽ không có vấn đề gì, nhưng nếu bạn nghỉ trước đó vào giữa tháng hoặc đầu tháng thì tiền bảo hiểm xã hội của tháng đó sẽ được coi là bảo hiểm quốc dân và bạn sẽ phải tự đóng toàn bộ.

– Không nên nghỉ vào những thời điểm công ty đang bận rộn

Đây không phải là quy định bắt buộc nhưng nếu được bạn nên tránh nghỉ việc vào thời điểm bận rộn của công ty như dịp cuối năm. Công ty có thể cho rằng bạn là một người thiếu trách nhiệm và không chuyên nghiệp nếu bạn cứ khăng khăng xin nghỉ vào những thời điểm này.

Ngoài ra, nếu được bạn nên xin nghỉ và tranh thủ tìm việc vào mùa tuyển dụng nhân sự ở Nhật thường vào tháng 12 hoặc cuối tháng 3 – đầu tháng 4.

2. QUY TRÌNH, THỦ TỤC XIN NGHỈ VIỆC TẠI NHẬT

Để thông báo với công ty về quyết định nghỉ việc, bạn có thể lựa chọn 2 cách:

– Gửi mail thông báo
– Trao đổi trực tiếp với cấp trên.

Sau khi đã quyết định về ngày nghỉ việc, công ty sẽ gửi cho bạn một số giấy tờ như đơn xin thôi việc,… để bạn điền thông tin và ký vào đó. Nếu công ty chưa gửi bạn có thể hỏi bộ phận nhân sự của công ty về những giấy tờ cần chuẩn bị khi nghỉ việc.

3. GIẤY TỜ CẦN NHẬN TỪ CÔNG TY TRƯỚC KHI CHUYỂN VIỆC

– Giấy chứng nhận người được bảo hiểm thất nghiệp (雇用保険被保険者証)
– Sổ lương hưu (年金手帳)
– Bảng tổng kết thu nhập và thuế (源泉徴収票)
– Phiếu nghỉ việc (離職票) hoặc Giấy chứng nhận nghỉ việc (退職証明書）

4. NHỮNG GIẤY TỜ CẦN TRẢ LẠI CHO CÔNG TY

– Những đồ dùng mượn của công ty: thẻ ra vào, bảng tên, máy tính, điện thoại,…
– Thẻ bảo hiểm y tế (健康保険証)

5. NHỮNG THỦ TỤC CẦN TIẾN HÀNH SAU KHI NGHỈ VIỆC TẠI CÔNG TY

– Khai báo với Cục XNC về việc thay đổi công việc và nơi công tác

Trong vòng 14 ngày kể từ khi bắt đầu làm việc tại công ty mới, người lao động phải thông báo lên Cục xuất nhập cảnh về việc chuyển việc của mình. Thủ tục này gọi là “Thông báo liên quan tới cơ quan kí hợp đồng” (契約機関に関する届出).

▼Giấy tờ cần chuẩn bị:

・Đơn thông báo
・Thẻ lưu trú (*trường hợp gửi bưu điện thì gửi bản photo 2 mặt thẻ lưu trú)

6. GIẤY TỜ CẦN CHUẨN BỊ KHI VÀO CÔNG TY MỚI

– Bảng tổng kết thu nhập và thuế (源泉徴収票)
– Sổ lương hưu (年金手帳)
– Phiếu nghỉ việc (離職票) hoặc Giấy chứng nhận nghỉ việc (退職証明書）
– Giấy chứng nhận người được bảo hiểm thất nghiệp (雇用保険被保険者証)
– Thẻ My number
– Copy sổ tài khoản ngân hàng
– Giấy đăng ký cư trú (住民票)
– Thẻ lưu trú (在留カード)